Gestion et suivi de vos évènements avec KoloK Event

KoloK Event est un outil permettant d’une part d’assurer la promotion d’évènements (manifestation, conférence, réunion, exposition, lettre d’information, etc) via des campagnes marketing ou web marketing.

KoloK Event permet d’autre part de contribuer à une gestion et un suivi au quotidien des évènements en prenant en compte tous les aspects administratifs, organisationnels et logistiques d’un évènement tels que la Présidence, la gestion des invités (mailing, e-mailing, traitement des réponses, rappel automatique, etc), les réservations (salles, voitures, etc), les commandes aux fournisseurs (carton d’invitation, traiteur, boissons, etc), les dispositifs de sécurité, etc.

 

Les avantages de KoloK Event

  • Centralisation de la gestion de vos contacts, Personnalités, correspondants ; Ouverture vers des bases de contacts externes (CRM)
  • Vecteurs de communication multiples(courrier, courriel, télécopie, sms) et spécifique à chaque contact.
  • Suivi, contrôle et pilotage des envois et des réponses Planning collaboratif de vos évènements (étapes, tâches, ressources, etc)
  • Analyse et statistique des actions de communication

 

Les fonctionnalités de KoloK Event

KoloK Event est un outil permettant de gérer et suivre toutes les étapes et tâches qui contribuent à la promotion et la réalisation d’un évènement (manifestation, conférence, réunion, exposition, lettre d’information, etc). La gestion et le suivi d’un évènement est sous KoloK Event communautaire, tout utilisateur invité a la possibilité de contribuer, de participer, de valider la réalisation et le suivi des étapes et des tâches 

KoloK Event permet de gérer une base étendue de contacts, de correspondants, de Personnalités (Gestion des contact) partagés par l’ensemble de l’Organisation.Cette base de contacts (GRC) peut intégrer, s’appuyer, encapsuler des bases de contacts externes. KoloK Event permet en effet de préciser par typologie de contacts que ces derniers proviennent d’une source externe et sont gérés par cette source externe

Sous KoloK Event, la notion de « partage de contacts » est associée à la notion de « confidentialité ». KoloK Event est tout particulièrement étudié pour assurer la confidentialité des informations au travers d’une granularité qui descend jusqu’au niveau de l’information élémentaire 

A chaque évènement,KoloK Event propose de rattacher une liste de contacts. KoloK Event permet de constituer des listes de correspondants à partir de listes existantes ou selon des critères souhaités voire même combinés entre eux. Des outils d’analyse permettent de mettre en exergue les potentiels « défauts » dune liste (présence de doublons, date limite d’utilisation dépassée, etc) et propose plusieurs options de « nettoyage », pour certaines automatiques, pour garantir une liste « propre »

KoloK Event permet de réaliser des envois (invitation, lettre d'information, etc) en nombre en utilisant les vecteurs de communication privilégiés (courrier, courriel, télécopie, sms) des contacts.KoloK Event prend en charge la gestion des réponses et permet de gérer au plus près les relances selon des modèles prédéfinis Kolok Event offre la possibilité de gérer et de suivre les tâches des événements sur un agenda. Kolok Event permet de mettre en place plusieurs agendas permettant de spécialiser chacun d'eux (agenda du Président, d'une salle, d'un véhicule, etc). Les agendas sont collaboratifs.

Préparer des réponses, des documents sur la base de modèles prédéfinis permettant de respecter la charte graphique de l’organisation