• Définir pour chaque typologie de courrier une fiche « signalétique » spécifique rappelant entre autres la date d’enregistrement, l’émetteur ou le destinataire, la typologie, l’objet et les thèmes associés et bien d’autres informations propres à la typologie du document ou encore à l’Organisation elle-même
• Alimenter automatiquement les principales informations de la fiche signalétique de chaque document dans la GEC KoloK Drive
• Avoir une vision synthétique d’un courrier, sa fiche signalétique ainsi que son image ; Pour la visualisation de l’image du document, KoloK s’appuie sur les principaux Viewer du marché
• Regrouper des documents dans un parapheur électronique, un dossier permettant de réaliser des traitements globalisés
• Distribuer automatiquement les courriers entrants/sortants grâce à un puissant moteur de workflow de la gestion courrier KoloK Drive et ses schémas associés de distribution prédéfinis, pré-paramétrés
• Créer les schémas dans le Workflow représentant fidèlement les processus de l’Organisation dans la GEC KoloK Drive
• La GEC KoloK Drive permet de mettre en place des alertes en fonction de la typologie des courriers afin de respecter les normes en vigueur dans le traitement de ces derniers.
• Préparer des réponses, des courriers sur la base de modèles prédéfinis permettant de respecter la charte graphique de l’Organisation