Gestion électronique de courrier (GEC) de KoloK Drive
KoloK Drive permet la GEC, gestion électronique du courrier et offre la possibilité de mettre en place des circuits de distribution et de décision. Un circuit de distribution ou de décision est pour la GEC Kolok Drive la traduction numérique d’un flux de travaux concernant un processus métier particulier.
Une fois dématérialisé à l’aide de KoloK Kapture, les courriers numériques, que ce soient des documents, courriels, fax ou autres, constitués ou non en dossier, sont pris en charge par la GEC KoloK Drive et distribués de manière efficace dans les différents services de l’Organisation afin qu’ils soient instruits.
De même, pour un courrier entrant nécessitant une réponse, la gestion courrier de KoloK Drive accompagne cette dernière dans les différentes étapes de validation puis de signature (numérique) jusqu’à l’envoi (dématérialisé ou après réimpression) de celle-ci. La GEC KoloK Drive est souple et paramétrable à souhait et permet de prendre en compte toutes les spécificités d’une Organisation. Que ce soit une invitation, une réclamation, un contrat, une proposition, une facture, une demande d’emploi, KoloK Drive s’adaptera à la typologie du courrier et acheminera ce dernier selon un chemin spécifique.
Les avantages de la GEC KoloK Drive
Les fonctionnalités de KoloK Drive
• Définir pour chaque typologie de courrier une fiche « signalétique » spécifique rappelant entre autres la date d’enregistrement, l’émetteur ou le destinataire, la typologie, l’objet et les thèmes associés et bien d’autres informations propres à la typologie du document ou encore à l’Organisation elle-même
• Alimenter automatiquement les principales informations de la fiche signalétique de chaque document dans la GEC KoloK Drive
• Avoir une vision synthétique d’un courrier, sa fiche signalétique ainsi que son image ; Pour la visualisation de l’image du document, KoloK s’appuie sur les principaux Viewer du marché
• Regrouper des documents dans un parapheur électronique, un dossier permettant de réaliser des traitements globalisés
• Distribuer automatiquement les courriers entrants/sortants grâce à un puissant moteur de workflow de la gestion courrier KoloK Drive et ses schémas associés de distribution prédéfinis, pré-paramétrés
• Créer les schémas dans le Workflow représentant fidèlement les processus de l’Organisation dans la GEC KoloK Drive
• La GEC KoloK Drive permet de mettre en place des alertes en fonction de la typologie des courriers afin de respecter les normes en vigueur dans le traitement de ces derniers.
• Préparer des réponses, des courriers sur la base de modèles prédéfinis permettant de respecter la charte graphique de l’Organisation