Qu’est-ce-que la GEC ?
La GEC, ou gestion électronique du courrier est un système informatisé qui centralise l’ensemble des courriers reçus, dans le but de les organiser et de les gérer.
Le terme “courriers” comprend aussi bien les courriers papiers, que les courriels ou les demandes de renseignement ou de contact web.
Ces documents peuvent être des documents entrants, sortants, internes ou externes.
Le terme GEC désigne aussi les logiciels et outils qui permettent cette gestion du courrier entrant et sortant.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion de courrier ?
- Gain de temps : le courrier est envoyé directement au bon destinataire une fois intégré dans le logiciel, via les circuits de distribution. Il est également très facile de retrouver un courrier, recherche qui s’effectue selon divers critères.
- Adaptable à votre organisation : le logiciel de GEC prend en compte les spécificités de votre organisation ou entreprise.
- Tableau de bord et suivi de l’activité : retrouvez toutes les statistiques utiles pour votre gestion du courrier.
À qui s’adresse la gestion électronique du courrier ?
Un logiciel de gestion du courrier entrant et sortant peut être utile à chaque organisation (collectivités territoriales, entreprises de toute taille, organismes du secteur public) qui souhaite gérer ses flux et assurer une traçabilité des envois réalisés. Tous les services d’une entreprise peuvent avoir des besoins de dématérialisation des flux : direction générale, service juridique, service marketing, ressources humaines… Les compétences utiles pour gérer cet outil vous seront transmises par l’éditeur du logiciel, via une formation pratique. Lorsque vous maîtriserez votre logiciel de courrier, il vous sera facile de rechercher et de retrouver des courriers et réponses numérisés dans la base de données.
Quelles sont les étapes de la gestion électronique du courrier ?
La première étape concerne la dématérialisation du courrier entrant. Cela désigne la numérisation du document, qui va le convertir en fichier électronique interrogeable.
La deuxième étape que le courrier dématérialisé subi est une étape d’indexation, c’est-à-dire qu’il est décrit selon des mots-clés et des métadonnées, afin de le classer et de le retrouver
Pour finir, il est ensuite possible de mettre en place un circuit de distribution ou de décision. Un circuit de distribution permet de définir le parcours du courrier lors de son intégration dans le logiciel de GEC. C’est-à-dire savoir par quels utilisateurs ou services le document va circuler, avec les différentes étapes de traitement, comme par exemple la modification, la validation ou la signature du courrier.
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